Assistant.e pour conférencier international

Contexte : • Pour un conférencier et écrivain international nous recherchons une personne pour prendre en charge l'organisation et la gestion de son agenda professionnel (conférences, rendez-vous, appels, Visio-conférences, écriture, etc). • Cette mission a besoin d'être réalisée sur le long terme et de manière régulière : aux alentours de 12h par semaine, réparties sur 3 ou 4 jours, à convenir ensemble. • Cette mission peut s'effectuer 100% à distance à condition que la rigueur et la réactivité aux demandes soient présentes. • Votre mission s'effectuera sous la supervision de la directrice du cabinet du conférencier, vous serez en contact direct avec elle et également avec le conférencier, mais moins régulièrement. Objectifs généraux de la Mission : 1. Filtrer les demandes professionnelles envoyées au secrétariat du conférencier ; 2. Organiser avec les clients les prestations souhaitées, et les autres types de rendez-vous avec les interlocuteurs visés ; 3. Planifier l'agenda du conférencier en fonction de ces différentes activités professionnelles ; 4. Rendre compte de cette organisation à la directrice du cabinet ou directement au conférencier quand nécessaire : > demander des précisions si besoin, ou leur avis sur l'intérêt et le souhait du conférencier à réaliser telle prestation / rendez-vous ; > envoyer des rappels quand besoin d'action de leur part. Détails de la Mission : 1. Filtrer et répondre par mail aux demandes des clients souhaitant organiser une conférence : > préciser leurs attentes et besoins avec eux ; > leur envoyer notre catalogue et toutes les informations nécessaires sur notre mode d'organisation ; > convenir avec eux des termes de l'organisation de la conférence (peut se faire par téléphone pour plus de fluidité) ; > renseigner toutes ces informations dans le tableur de suivi ; > renseigner les informations principales dans l'agenda ; > remplir notre contrat cadre avec les informations convenues avec le client et leur transmettre ; > éditer le modèle de facture avec les modalités de paiement convenues et l'envoyer au client. 2. Organiser les voyages du conférencier pour ses déplacements professionnels : > définir les dates et lieux de déplacements selon les demandes du client et la disponibilité du conférencier ; > rechercher le.s trajet.s (avion/train/taxi) le.s plus pertinent.s et efficace.s pour se rendre au lieu de l'évènement/rendez-vous ; > rechercher le.s lieu.x d'hébergement le.s plus confortable.s pour le séjour visé ; > renseigner ces informations dans l'agenda ; > effectuer les réservations en ligne quand nécessaire. 3. Filtrer et répondre par mail aux demandes de rendez-vous, d'interviews, etc : > évaluer l'intérêt des demandes en se renseignant sur leurs auteurs (internet, réseaux sociaux, visibilité, etc.) ; > écarter les demandes sans intérêts ; > agender la réalisation des demandes intéressantes en fonction de leur priorité et de la disponibilité du conférencier. Profil et Compétences : • Avoir déjà de l'expérience dans des missions similaires ; • Savoir éditer des contrats et des factures aux normes ; • Avoir la fibre relation client : être courtois.e, [login to view URL] — tout en sachant dire non (comme il se doit) lorsque la demande ne peut pas être réalisée ; • Être autonome et savoir prendre des initiatives pertinentes ; • Parler, comprendre et écrire l'anglais couramment est un grand plus ; • Travailler sur Mac ou iOS de manière générale est vraiment préférable car nos dossiers, boites mails, agenda et documents sont partagés à travers iCloud N'hésitez pas à m'écrire pour discuter plus précisément de la mission et de son organisation si elle vous intéresse :)